szablony_dokumentow_projektowych

Szablony dokumentów projektowych

Szablony dokumentów projektowych

Wiem, że uczestnicy szkoleń zawsze słyszą, jak istotne jest stworzenie dobrej dokumentacji, a jednocześnie nikt nie daje dobrych przykładów takich dokumentów… Czas to zmienić!

Ważne zastrzeżenie – nim wprowadzisz i zaczniesz stosować jakiś dokument, upewnij się, że rozumiesz jego sens i wiesz dokładnie, co chcesz osiągnąć wprowadzając go w swoim systemie zarządzania projektem. Nie ma nic gorszego niż nadmiar biurokracji, o której nikt nie wie komu i do czego służy.

Wszystkie dokumenty przygotowałem w języku angielskim, zgodnie z filozofią less is more. Są najbardziej zwięzłe jak tylko można.

Karta projektu (Project Charter)

Coś absolutnie kluczowego. Gdybym miał podać jeden jedyny dokument, który absolutnie musi powstać w projekcie, byłaby nim właśnie karta. Dlaczego? Ponieważ jej stworzenie zmusza do odpowiedzi na fundamentalne dla sukcesu projektu pytania: po co to robimy, dlaczego teraz, jaki to ma związek z naszą strategią i jakie są kryteria sukcesu.

Jeśli twoja organizacja nie jest przyzwyczajona do takich dokumentów, może nie mieć sensu nastawanie na tworzenie formalnej karty. Zadbaj jednak o to, by odpowiedzieć – choć wewnętrznie w zespole – na pytania w niej zawarte. Najlepiej pisemnie – czasem póki czegoś nie napiszemy – tylko wydaje nam się, że wiemy.

Harmonogram projektu (Project Schedule)

Poziom szczegółowości i sposób wykonania dokładnie ilustruje moje podejście do wykresów Gantta – to dobre narzędzie do poglądowej wizualizacji zakładanego harmonogramu, ale bardzo złe do wgłębiania się w najdrobniejsze szczegóły. Dlatego w przypadku harmonogramu najczęściej stosuję podejście „hybrydowe” – wysokopoziomowy harmonogram w formie Gantta + szczegółowe zadania uzupełniane i doplanowywane na bieżąco w narzędziu typu Trello.

Dociekliwi zauważą, że projekt z przykładu realizowany jest w formule zwinnej (agile).

Plan Zarządzania Zakresem, Harmonogramem, Budżetem i Konfiguracją

Dlaczego tak szeroki zakres planów w jednym dokumencie? Ponieważ zmusza nas to do zwięzłości i konkretów oraz zwiększa prawdopodobieństwo regularnego odnoszenia się i stosowania do wszystkich aspektów tego planu – w przypadku kilku osobnych dokumentów takie prawdopodobieństwo wydatnie maleje.

Plan zarządzania ryzykiem i rejestr ryzyk (Risk Management Plan and Risk Register)

Krótki i prosty szablon. Wyjątkowo – choć jest to też po prostu część zakładanego w „przykładowym projekcie” podejścia do zarządzania ryzykiem, a więc i część planu – zawarłem tam kilka podstawowych dobrych praktyk. Dlaczego? Bo w większości projektów, z jakimi się spotkałem ludzie myśleli, że zarządzają ryzykiem, a tymczasem produkowali niepotrzebne dokumenty i szukali wymówek do niedostarczenia jego produktów w czasie i jakości.

Pytanie, które powinno przyświecać podczas wszystkich aktywności związanych z zarządzaniem ryzykiem to „co nam da to, co własnie robimy”. Niestety większość kierowników go sobie nie zadanie i „zarządzając ryzykiem” traci po prostu czas.

Zobacz i pobierz szablon Planu Zarządzania Ryzykiem i Rejestru Ryzyk – wersja polska.
See and download a sample Project Risk Management Plan & Risk Register – English version.

Plan komunikacji (Project Communication Plan)

Na szkoleniach powtarzam, że dobry plan komunikacji powinien zmieścić się na jednej stronie. Tak, aby móc go wydrukować i powiesić w widocznym miejscu. I załączony szablon jest z owym założeniem jak najbardziej zgodny.

Jego powstanie niesie ze sobą dwie wartości – przemyślenie działań komunikacyjnych zawczasu (a nie np. dopiero gdy ktoś z interesariuszy zacznie się denerwować) oraz wiszące „na oczach” przypomnienie.

Plan zarządzania jakością (Quality Management Plan)

W przygotowaniu prostych, dosłownie dwustronicowych planów najbardziej lubię to, że „zmuszają” nas one do zastanowienia się nad rzeczami, które bywają kluczowe z punktu widzenia sukcesu projektu, a jednak najczęściej jakoś „nie po drodze” jest nam ich kompleksowe przemyślenie zawczasu.

Mam nadzieję, że mój szablon w tym pomoże. Skupia się na dwóch podstawowych kwestiach – zastanowieniu się jakie normy i standardy powinniśmy spełniać w naszym projekcie (+ jak to zrobimy) oraz w jaki sposób będziemy wyciągać wnioski i poprawiać sposób, w jaki realizujemy projekt. Tak, aby nie popełniać w kółko tych samych błędów.