jak_zorganizowac_komunikacje_w_projekcie

Jak zorganizować komunikację w projekcie?

 

Jak zorganizować komunikację w projekcie?

Natrafiłem gdzieś na stwierdzenie, że 80% problemów w projektach bierze się ze słabej komunikacji. Zdecydowanie coś w tym jest.

Przemyśl to

Zacznij od zdania sobie sprawy, że obecnie nie cierpimy na niedostatek komunikacji. Cierpimy na jej nadmiar. I to poważny. W związku z tym – jeśli zależy ci na powodzeniu twojej firmy, projektu, współpracy – absolutnie nie wolno ci puszczać tej kwestii na żywioł.

W rezultacie dostaniesz bowiem setki maili i dziesiątki spotkań tygodniowo, a to wszystko w pakiecie z wrażeniem, że nadal nikt nic nie wie, a informacje nie przepływają tak, jak powinny. Prawdopodobnie słusznym.

Ustalcie wspólnie z zespołem:

  • Sposoby w jaki będziecie wzajemnie informować się o statusie realizowanych zadań np. dostępny w chmurze arkusz excel, trello, fizyczna tablica z karteczkami (kanban board), codzienne 10 minutowe spotkanie. Weź pod uwagę, że wewnątrzzespołowe spotkania poświęcone na aktualizację, które sumarycznie zjadają tygodniowo powyżej 100 minut prawie na pewno są patologią. Zespół ma pracować, a nie aktualizować status!
  • Do czego służy email i jak szybko powinno spodziewać się odpowiedzi na niego (w komunikacji wewnątrz-projektowej 12h wydaje się być dobrym punktem startowym) oraz podstawowe zasady i dobre praktyki z nim związane (patrz – niżej)
  • Do czego i na jakich zasadach użyjemy programów typu IM (np. polecany z całego serca Slack). Podpowiem, że tego typy narzędzia są w stanie (i powinny) zastąpić przynajmniej połowę wymiany informacji tradycyjnie prowadzonej mailem.
  • Zasady organizacji spotkań (propozycje – patrz niżej).

Więcej na temat takiej „piramidy komunikacji” w krótkim, darmowym e-booku Michała Śliwińskiego No Office Apps.

Spotkania

Uwaga: to, co poniżej tyczy się projektowych spotkań roboczych. Oczywiście, że okresowe spotkania, na których macie np. coś ogłosić, będą rządziły się nieco innymi prawami.

Po prostu: cel. Nie organizuj ani (w miarę możliwości) nie bierz udziału w spotkaniach, które nie mają jasnego celu oraz nie są prowadzone tak, aby ułatwić jego osiągnięcie. Czyli w szczególności:

  • Uczestniczą w nim te i tylko te osoby (co to znaczy uczestnictwo „opcjonalne”?), które są potrzebne.
  • Prowadzący jest przygotowany oraz prowadzi i moderuje to spotkanie w kierunku osiągnięcia tego celu, czyli m.in. „parkuje” wszystkie wątki poboczne, aby zająć się nimi osobno.

I tyle. Są oczywiście całe, długie listy dobrych praktyk (pisemne materiały, dokładna agenda etc.), ale to moim zdaniem zbyt wysoki poziom abstrakcji. Naprawdę wystarczy jeśli twoje spotkania po prostu będą mieć sens, a w ich trakcie będziesz konsekwentnie dążyć do jego realizacji. W ten sposób będziesz o lata świetlne przed większością organizowanych na naszej zielonej planecie nasiadówek.

Maile i narzędzia do czatowania

  1. Krócej, zwięźlej. Zwykle da się skrócić przekaz o 30% bez straty dla jego jasności. Zwykle nawet z zyskiem. Dotyczy to większości komunikacji.
  2. Zanim zaczniesz coś komunikować zadaj sobie pytanie „po co”? Co jest celem tego przekazu, co chcesz nim osiągnąć? Czy tan email to naprawdę uczciwe przekazanie sprawy i ma szansę spowodować że coś się podzieje, czy tylko tzw. dupochron? Odpowiedz sobie uczciwie i dopiero na tej podstawie odpowiednio skonstruuj przekaz. Zacznij od tego, czy w ogóle musisz wysłać ten komunikat? Pamiętaj, że zwracając czyjąś uwagę dekoncentrujesz tę osobę!
  3. Ludzie są różni – jaki charakter ma odbiorca, na co zwraca uwagę? W jakiej jest sytuacji? Może to manager dostający 500 maili dziennie? Albo osoba kiepsko mówiąca po angielsku (jeśli piszesz w tym języku)? Ktoś nowy nieznający organizacyjnego slangu?
  4. Less is more. Nie tylko w kontekście długości przekazu, także w kontekście ilości srok, które próbujesz złapać za ogon. Nie załatwiaj w jednym mailu, na jednym spotkaniu, w jednej rozmowie 18 spraw i wątków. Maksymalnie dwa najważniejsze. Inaczej wszystko się rozmyje i nie załatwisz nic.
  5. Bądź konstruktywny i wymagaj tego od innych. Nie: „tego jest za dużo”, tylko: „tego jest za dużo, ale dalibyśmy radę, gdyby z zakresu wyłączyć … i tę część zrealizować …”. Nie „to bez sensu”, tylko „w tym kształcie to nie bardzo trzyma się kupy, ale gdyby … brzmiałoby to lepiej”. Zła wiadomość: to wymaga przemyślenia i nieco wysiłku. Dobra wiadomość: komunikując się w ten sposób masz prawo nazywać się specjalistą lub ‚seniorem’.
  6. Odpisywanie na maile – próbuj robić to raz na jakiś czas (w zależności od twojej pracy – dwie godziny, cztery, osiem), a wtedy jeden za drugim i porządnie. Raz, że mniej dezorganizuje ci to prace, a dwa (i dlatego jest to w sekcji dobrych praktyk komunikacyjnych) – staraj się wtedy faktycznie skupić i pomyśleć o celu tej wiadomości, o tym czy jest konstruktywna i zrozumiała. Odpisywanie w płaszczu przed wyjściem z pracy, z telefonu itd skutkuje wiadomościami niezrozumiałymi, pełnymi literówek, które często niewiele wnoszą do tematu. Słowem: odpisuj na maile, a nie je „wypychaj od siebie czem prędzej”.

W temacie zarządzania pocztą polecam też 23 odcinek podcastu Michała Szafrańskiego.

 

Pytania? Uwagi? Skontaktuj się.